Про які зміни у трудовій книжці та коли варто повідомляти працівника

– Для чого потрібна трудова книжка?
Відповідно до ст. 48 Кодексу законів про працю України, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність. Також, відповідно до ст.62 Закону України «Про пенсійне забезпечення», трудова книжка є основним документом, який підтверджує стаж роботи.

– Як виконують записи у трудовій книжці?
Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються відповідно до найменувань професій і посад, зазначених у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України, та відповідно до пункту 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України. Відтак, керівники підприємств, оформляючи кадрову документацію (трудові книжки, накази, штатні розписи тощо), мають записувати назви посад (професій) відповідно до Класифікатора професій.

Також при формуванні Звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, надбавки, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування професійні назви робіт мають відповідати Класифікатору професій.

– Хто може робити виправлення запису у разі помилки?
Згідно з п. 2.6. Інструкції № 58, у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

– Як відбувається приведення у відповідність назви посади чи професії?
Приведення назви посади чи професії у відповідність до Класифікатора професій може провадитись без змін в організації виробництва і праці та відповідно про це не потрібно повідомляти працівника, що обіймає цю посаду (працює за професією), за два місяці. Достатньо лише видати відповідний наказ, на підставі якого внести зміни до штатного розпису, трудової книжки працівника, що обіймає цю посаду, посадової інструкції та доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Оскільки, Класифікатор професій не є нормативним актом, а є лише статистичним та рекомендаційним документом, рекомендуємо в обов’язковому порядку видавати на підприємствах накази (розпорядження), які приводять у відповідність професійні назви робіт, затверджені штатним розписом підприємства, з професійною назвою робіт із Класифікатора професій. Також до штатного розпису слід вносити і відповідні зміни, якщо назва певної посади була записана правильно, але згодом, внаслідок введення змін та доповнень до Класифікатора професій або з виданням нової редакції Класифікатора професій, зазнала змін.

– Чи повинен працівник ознайомлюватися з новим записом у трудовій книжці?
Працівника потрібно ознайомити з новим записом у трудовій книжці під підпис в особистій картці. Оскільки, пунктом 2.5 Інструкції № 58 передбачається, що з кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).

– Якою є процедура приведення штатного розпису у відповідність до Класифікатора професій?
• Проводиться аналіз назв посад (професій) на відповідність до Класифікатора професій.
• Аналізуються фактично виконувані працівниками завдання та обов’язки на відповідність до назв посад (професій) з урахуванням кваліфікаційних характеристик та кваліфікаційних вимог, установлених для відповідних професій.
• Оформляються результати аналізу штатного розпису та готується доповідна записка про необхідність внесення змін до штатного розпису.
• Видаються накази з основної діяльності про внесення змін до штатного розпису і наказ з особового складу про внесення змін до трудової книжки працівників та інших кадрових документів (особова картка, посадова інструкція тощо).

– Коли потрібно повідомляти працівника про зміну істотних умов праці?
Відповідно до частини третьої ст. 32 Кодексу законів про працю України, у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці допускається зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. Про зміну істотних умов праці – систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших – працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці. Отже, якщо зміна назви посади (професії) зумовлює зміну посадових (робочих) обов’язків, розряду, розміру оплати праці тощо, працівника має бути повідомлено про це не пізніше ніж за два місяці.

– Чи варто оновлювати штатний розпис і коли?
Згідно з частиною 3 ст. 64 Господарського кодексу України, підприємство, тобто роботодавець, має право самостійно визначати організаційну структуру, а також встановлювати чисельність працівників і штатний розпис. На сьогодні жодним нормативним документом не затверджено типової форми штатного розпису, крім підприємств, установ, організацій з бюджетним фінансуванням, які складають його відповідно до типової форми. Оновлення штатного розпису може здійснюватися шляхом внесення змін до чинного штатного розпису (кількість і періодичність таких нововведень не обмежується), або затвердженням нової редакції штатного розпису, що діятиме з тієї дати, яка буде в ньому зазначена. Такий формат є доцільним у разі, якщо треба внести багато змін.